Over de functie

Werk jij graag in een professionele en internationale kantooromgeving en voel jij je thuis in een ondersteunende rol? Ben je praktisch ingesteld, proactief, flexibel en 40 uur per week beschikbaar? Voor een internationaal advocatenkantoor in Amsterdam zoeken wij per direct een Personal Assistant Soft-IP die energie krijgt van afwisseling, vooruitdenken en het zelfstandig ondersteunen van een partner en team binnen een dynamische praktijk.

Jouw rol
In deze functie ondersteun je het Soft-IP team. Je werkt nauw samen met een partner en professionals binnen een internationale praktijk waarin snel schakelen, nauwkeurigheid en zelfstandigheid belangrijk zijn. Daarnaast maak je onderdeel uit van een professioneel en betrokken team. Je komt terecht in een dynamische omgeving waarin jij het verschil maakt door zaken te signaleren, op te pakken en af te ronden zonder dat iemand het hoeft te vragen.

Wat ga je doen?
Als Personal Assistant werk je mee in de dagelijkse praktijk van het team. Je zorgt ervoor dat alles organisatorisch en administratief soepel verloopt. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• efficiënt agendabeheer en het plannen, voorbereiden en opvolgen van afspraken.
• het beheren van de praktijk inbox, meelezen in mailverkeer en proactief oppakken van acties.
• het ondersteunen bij mails, lopende zaken en het voorbereiden van de partner op afspraken.
• het opstellen van conceptfacturen en controleren of wijzigingen en klantafspraken goed zijn verwerkt.
• het uitvoeren van administratieve werkzaamheden en bijhouden van dossiers bij juridische procedures.
• het zelfstandig combineren van informatie uit Word, Excel en PowerPoint tot overzichtelijke documenten, met oog voor detail en prioriteiten.

Het team
Je maakt deel uit van een internationaal, professioneel en collegiaal team dat zich bezighoudt met interessante en complexe zaken. Binnen het team werk je samen met betrokken collega’s in een informele cultuur met korte lijnen. Samen lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van de praktijk en de dienstverlening van het kantoor.

Wie ben jij?
Het advocatenkantoor zoekt een enthousiaste en betrouwbare collega die werk ziet liggen, vooruitdenkt en zelfstandig actie onderneemt. Je houdt overzicht in een dynamische omgeving met uiteenlopende werkzaamheden en blijft gestructureerd werken. Je communiceert helder, houdt betrokkenen goed op de hoogte en volgt acties actief op totdat ze zijn afgerond. Je werkt nauwkeurig, bent digitaal sterk en hebt oog voor detail.
Daarnaast heb je:

• minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• goede beheersing van zowel het Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk.
• ervaring met MS 365 en digitale systemen, of je maakt nieuwe systemen snel eigen.
• beschikbaarheid voor 40 uur per week.

Wat biedt het kantoor?
Een afwisselende functie met ruimte om jezelf verder te ontwikkelen, in een internationale en dynamische werkomgeving met een prettige en collegiale sfeer. Je werkt op de Zuidas in Amsterdam, in een professionele omgeving met een informele cultuur en korte lijnen. Daarnaast is er veel aandacht voor samenwerking, vitaliteit en verbinding, onder andere via gezamenlijke lunches, borrels en teamuitjes.

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.000,- en € 4.800,- op basis van 40 uur per week, afhankelijk van ervaring.
• 13e maand.
• 25 vakantiedagen op fulltimebasis, met ieder jaar een extra vakantiedag tot maximaal 5 extra dagen.
• persoonlijk vitaliteitsbudget.
• uitstekende lunchfaciliteiten en regelmatig gezellige borrels en teamuitjes.

Over het bedrijf

Arbeidsmarktspecialist waarin mens en organisatie centraal staan. Dienstverlening: werving en selectie, bemiddeling van internationale kandidaten voor internationale bedrijven, (loopbaan)coaching en trainingen, interim professionals, cocreatie projecten, HR sparringpartners en een B2B netwerk en platform: Projob Company Onboarding.